Cómo organizar y distribuir correctamente nuestro tiempo

Autora: Laura Fraga, Organizadora de eventos y Profesora de idiomas. Blog: En la variedad está el gusto 

Si hay una frase que nunca he soportado del todo es la de “no tengo tiempo”.  Porque aunque es verdad que a veces no lo tenemos, otras muchas suena a excusa barata. Creo que la clave es distribuir bien el tiempo y nunca jamás tener esa frase en mente.

No soy ni mucho menos un ejemplo para nadie, pero siempre he sido, desde niña, una persona “multitarea” de esas que siempre están en todas y que hace mil cosas a la vez….¿Que cómo lo hago?  No hay ningún secreto. Incluso infinidad de veces el “caos” se apodera un poco de mi, pero  aún así , basándome en mi propia experiencia puedo daros algunos consejos que espero os sirvan:

- La agenda: Es imprescindible tener una. Ahora mismo con aplicaciones como el Google Calendar, puedes tenerla incluso en tu teléfono móvil. Pon las alarmas que sean necesarias y apunta todo!!!! Aunque estés absolutamente convencida/o que “no te vas a olvidar”. Revisa la agenda tantas veces como haga falta , en mi caso es lo primero que hago por la mañana, justo antes de preparar el desayuno..

-Otra cosa importante con respecto a esto…si apuntas en papel…nunca en papelitos!!! Tienen una facilidad increíble para perderse!! Utiliza blocs de notas, libretas o agendas viejas.  Los “papelitos” resérvalos para dar avisos y poco mas.

- Ropa y complementos. Uno de mis hobbys favoritos es tirar abajo el armario con todo su contenido  por las mañanas buscando una misera camiseta que luego, cuando me la pruebo, deja de parecerme perfecta para lo que me voy a poner y tengo que volver a recolocar y a tirar el amario abajo buscando otra que me venga mejor.Cuando me doy cuenta mi habitación parece recién salida de un huracán… y todo esto, por supuesto, el día que tengo una prisa horrible….¿solución? Intentar preparar la ropa que nos vamos a poner el día anterior, con todos sus complementos. Así ganaremos tiempo por la mañana (10 minutos más en cama, que placer!!) y nos evitaremos  tener que recoger en algún momento del día todo lo que hemos tirado abajo.

“Centraliza” las tareas. Si tienes un trabajo donde estas todo el día por ahí y además luego tienes un montón de trabajo  de oficina. Intenta centralizarlo. Intenta poner todas las reuniones, entrevistas, almuerzos de trabajo etc…en los mismos días…lo mismo con las reuniones con amigos… y resérvarte un día o dos para el trabajo “de oficina”.  El día que te toque andar de reunionllévate contigo todo lo que creas que puedes necesitar es terminarás agotada o agotado pero es mucho mejor que estar todo el día entre un sitio y otro sin terminar nada. Además los días que trabajes en la oficina, estarás más relajada porque no estarás pensando en tener que irte a ningún sitio. Si esto no lo puedes hacer fija las reuniones o por la mañana a primera hora o por la tarde a última,así tendrás tiempo libre para terminar papeleo, mails y llamadas en la oficina.

- Si vas a tener un día muy ocupado, donde estarás en varios sitios a la vez,  para todo el día, nunca pienses en “me paso luego un momento a recogerlo”, porque ese “momento” se puede complicar y no llegarás a tiempo a ninguna parte.

- Resérvate:  20 min al día para ti, para hacer lo que quieras y a tu ritmo…¿mi momento favorito? El desayuno, para mi es imprescindible levantarme un poco antes  pero desayunar con calma….leo, ojeo la prensa, juego con el móvil….es mi momento!!  Busca un momento que sepas que vas a tener libre (la hora de comer,  el coffe-break, antes de irse a dormir, por la mañana…etc…para hacer lo que más te guste y relajarte)

- Uso del móvil: Maldito móvil!!! No podemos prescindir de él pero a veces lo odiaríamos porque con tanta aplicación estamos casi siempre localizables y la gente nos llama a cualquier hora sin preocuparle nuestra vida privada.. Marcate un horario. Acostumbra a tu familia, amigos, compañeros de  trabajo y amigos, a que te llamen sólo si es imprescindible. El resto del tiempo que te manden mails o wassaps a los que podrás contestar tú cuando consideres oportuno.

Y SOBRE TODO TRES COSAS MUY IMPORTANTES:

- PRIORIZA: A veces vemos todo lo que tenemos que hacer, nos echamos las manos a la cabeza y el caos se apodera de nosotros, y  esto influye, incluso, en las personas que nos rodean.  Cuando estos momentos de caos se apoderan de nosotros es importante para 5 min y parase a pensar que es lo más importante y que és lo que puedo dejar “para luego”Si es necesario incluso, podemos hacer , ayudados por nuestra agenda, una lista de cosas de esas de “para ya” y organizarlas por tiempo aproximado que nos van a llevar y por prioritario….Suelo comparar esto con el servicio de urgencias de un hospital (me refiero a uno que funcione bien jejeje) siempre hay alguien en la puerta encargado de “filtrar” lo más y lo menos importante, de organizar a las personas  y a los acompañantes. Pues aquí es lo mismo, es importante que establezcamos tanto en el trabajo como en la vida privada una lista de prioridades y mantenerlas a raja tabla!!

-CENTRATE EN LO QUE ESTAS HACIENDO EN ESE MOMENTO:  El problema muchas veces, de no conseguir terminar a tiempo una cosa es que en realidad, estamos haciendo, varias a la vez. Ej: Tenemos que presentar un informe, y a la vez que lo redactamos tenemos música de fondo , el face y el twitter abierto, y además una de nuestras mejores amigas nos está contando su última aventura por whatsup….así no hay manera!!! Apaga la música, cierra todas la ventanas que no necesites del ordenador y si es necesario….apaga el móvil!!.  Será sólo una hora o dos  a  lo mejor, pero estarás centrado y conseguirás acabar el trabajo incluso antes de lo que esperabas…entonces será el momento de pasar al  punto 3……

- DESCONECTA!! La clave para no volverse loca o loco al intentar hacer todo lo que nos corresponde es ser capaz de DESCONECTAR  y centrarse en lo que estamos haciendo en ese momento. Si estás en tu casa jugando con tus hijos o comiendo con la familia, desconecta el móvil o ponlo en silencio, céntrate en lo que estás haciendo y no dejes que tu mente se “evada” con cosas del trabajo o con otros problemas. Si te vas de fin de semana con tus amigos, familia o pareja, lo mismo!!! Estas con ellos disfrútalo!! Lo pasarás muy mal y te sentirás muy culpable si tu mente está pensando en todo lo que tienes que hacer!!

Resumiendo, la clave es ser práctica y organizada, priorizar y centrarse en lo que estamos haciendo en ese momento sin dejar que nada nos interrumpa pero también saber desconectar y disfrutar a tope del tiempo que estemos “con los nuestros”.

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Una respuesta a Cómo organizar y distribuir correctamente nuestro tiempo

  1. Muy util, yo soy una persona que saben que pueden contar conmigo para todo y saben que tengo el movil siempre activo y no soy capaz de desconectarme para nadie.
    Voy a poner en practica tus consejos, que aunque no trabajes en eventos o en oficina el momento de relax en la vida siempre es imprescindible.

    Gracias!

    Un saludo

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